Jak wybrać system ATS
W dzisiejszym cyfrowym świecie bardziej niż kiedykolwiek istotne jest wykorzystywanie technologii w rekrutacji. Proces ten powinien być przyjazny zarówno dla rekruterów, jak i kandydatów dzięki wykorzystaniu odpowiednich narzędzi IT, które poprawią jego efektywność i odpowiedzą na potrzeby Twojej organizacji.
System śledzenia aplikacji (ATS) to idealne rozwiązanie, które pomoże Ci sprawnie wykonywać wszystkie zadania związane z pozyskiwaniem nowych pracowników. Z systemem ATS bez problemu poradzisz sobie z dużą liczbą aplikacji i uporządkujesz informacje na temat kandydatów w jednym miejscu, do którego dostęp będą miały wszystkie upoważnione osoby z zespołu HR.
Poniżej podajemy kilka wskazówek, jakie kryteria warto uwzględnić przy wyborze systemu ATS dla Twojej firmy.
Zacznij od rozpoznania swoich potrzeb
Na rynku możesz wybierać wśród wielu rozwiązań ATS zarówno polskich, jak i zagranicznych producentów. Dlatego sprawą najwyższej wagi przed zdecydowaniem się na którąkolwiek z opcji jest ocena specyficznych potrzeb Twojej firmy. Posiadanie szczegółowej wiedzy na temat problemów, które chcesz rozwiązać lub ulepszeń, które chcesz wprowadzić w procesie rekrutacji, pomoże Ci w ocenie funkcji i przydatności oprogramowania, które postanowisz przetestować.
Szukaj rozwiązania, które usprawni Twój proces rekrutacji
Nie szukaj systemu do rekrutacji, który pomoże Ci tylko w zarządzaniu bieżącymi aplikacjami. Podejdź to tematu rozwojowo i pomyśl o przyszłości. Aby Twoje procesy rekrutacji były coraz bardziej wydajne, musisz szukać innowacji i zwinności w swoim docelowym narzędziu rekrutacyjnym.
Tak więc, aby znaleźć najlepszy ATS dla swojej firmy, musisz poszukać oprogramowania, które:
- Pasuje do wielkości Twojej firmy i liczby przeprowadzanych rekrutacji
Małe firmy mają inne potrzeby niż wielkie korporacje. To samo tyczy się agencji rekrutacyjnych. Potrzebujesz rozwiązania, które pasuje do Twoich obecnych potrzeb biznesowych, a także nadąży za Twoim tempem rozwoju.
- Jest elastyczne i daje możliwość skalowania
Dobry system ATS musi być zaprojektowany w ten sposób, aby bez problemu dostosowywać się do kolejnych etapów rozwoju organizacji. Najlepsze rozwiązania oferują plany cenowe, które to uwzględniają.
- Jest proste i intuicyjne w obsłudze
Rekruterzy będą korzystać z systemu ATS na co dzień, dlatego bardzo ważna jest tu ich ocena użyteczności i komfortu pracy z narzędziem ATS. Warto zwrócić uwagę na wydajność, szybkość działania oprogramowania, a także przejrzystość i czytelność interfejsu użytkownika.
- Pozwala na analizę zebranych danych
Pomiar działań rekrutacyjnych jest kluczem do kontroli nad efektywnością prowadzonych procesów i pozyskiwania danych, które pomogą w ich ocenie i ulepszaniu. Wybierz system ATS, który oferuje funkcje raportowania.
- Działa zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
Zapewnienie skutecznej ochrony danych osobowych kandydatów jest absolutnie obowiązkowe w przypadku rekrutacji. Dobry system ATS pomoże Ci również w zbieraniu wszystkich wymaganych zgód RODO oraz będzie „pamiętał” za Ciebie o usuwaniu danych kandydatów, którzy nie wyrazili zgody na dalsze przetwarzanie ich danych po zakończeniu procesu rekrutacji.
- Posiada pożądane przez Ciebie funkcje
Ważne jest, aby początkowo dobrze określić, które funkcje są niezbędne do obsługi Twojego procesu rekrutacji. Większość rozwiązań ATS oferuje podobne podstawowe możliwości automatyzacji komunikacji czy budowania bazy kandydatów. Dlatego zwróć szczególną uwagę na funkcje zaawansowane, które pomogą przenieść Twój proces rekrutacji na wyższy poziom.
Zamiast wybierać dostawcę, wybierz partnera
Wybierając system ATS, należy również wziąć pod uwagę relacje, które rozwiniesz z jego dostawcą. Ważne jest, aby wybrać firmę, która będzie Cię wspierać na każdym etapie wdrożenia.
Dlatego jest kilka ważnych pytań, które powinieneś zadać, szukając najlepszego dostawcy systemu ATS dla swojej firmy, na przykład:
- Jak wygląda i ile zajmuje wdrożenie oprogramowania?
- Czy są przewidziane szkolenia?
- Czy dostawca zapewnia zasoby pozwalające na samodzielną naukę korzystania z oprogramowania do rekrutacji, np. dokumentację, tutoriale, sekcję FAQ?
- Jak działa pomoc techniczna i obsługa klienta? Jaki jest standardowy czas odpowiedzi na zgłoszenie?
- Czy Twoja firma będzie miała dedykowanego opiekuna u dostawcy oprogramowania ATS?
Rozumiemy, że wybór odpowiedniego systemu ATS dla Twojej organizacji jest zadaniem bardzo odpowiedzialnym, a liczba dostępnych rozwiązań dość przytłaczająca. Dlatego radzimy, aby wybrać do porównania od 3 do 5 takich rozwiązań i umówić ich prezentacje u dostawcy. Większość dostawców rozwiązań ATS oferuje również bezpłatny okres próbny, więc warto także założyć konto demo do dalszych samodzielnych testów narzędzia.
Pamiętaj także, żeby przy wyborze systemu ATS nie kierować się tylko ceną. Zwróć szczególną uwagę na funkcje, które najlepiej zaspokoją specyficzne potrzeby Twojej firmy w obszarze rekrutacji. Dobrze jest też wcześniej przygotować jednolity formularz oceny, który wypełnią wszystkie osoby biorące udział w testach. Dzięki temu będziesz w stanie w miarę obiektywnie podejść do porównania użyteczności wszystkich rozwiązań.
